Procédure d'entretien

Le principe

Chaque entretien suit les mêmes étapes. Le plugin prend une photo du site (version de WordPress, extensions et leurs versions), fait les mises à jour et reprend une photo. L'application compare les deux photos et rédige le rapport en brouillon.

Ce qui tourne seul

Quatre tâches tournent sans intervention. Aucune n'envoie de courriel au client. Les heures sont celles de Montréal en heure avancée (une heure plus tôt en hiver).

Un site est « dû » quand sa fréquence s'est écoulée depuis le dernier entretien. Un site qui n'a jamais eu d'entretien n'est jamais dû : le premier se lance à la main avec Lancer, puis le cycle prend le relais.

La fréquence vient, dans l'ordre : du choix forcé dans la fiche du site, sinon du champ « Fréquence » de ClickUp (entretien actif, puis tâche « Plan d'entretien »), sinon 6 mois par défaut.

Faire un entretien

Avec le bouton Lancer (recommandé)

1. Cliquer Lancer dans la page Entretiens ou dans Sites. L'application note aussitôt la date du dernier entretien, ce qui démarre le prochain cycle.
2. Verrou. Le plugin refuse de démarrer si un entretien tourne déjà sur le site (verrou considéré abandonné après 3 h).
3. Photo « avant » envoyée à l'application. Si l'envoi échoue, l'entretien s'arrête là, sans aucune mise à jour.
4. Sauvegarde de la base de données (portée « complète » ou « extensions »). Un échec n'arrête pas l'entretien. Les 3 sauvegardes les plus récentes sont gardées.
5. Mise à jour des extensions, puis du cœur de WordPress (portée « complète » seulement). Le résultat du cœur est toujours noté : mis à jour, déjà à jour, aucune offre ou erreur.
6. Photo « après » et données serveur (PHP, HTTPS, sécurité, sauvegarde) envoyées à l'application.
7. Brouillon de rapport créé dans Courriels, avec un avis interne « Brouillon prêt ». Le verrou est libéré.

La portée se choisit dans la fiche du site : complète (cœur + extensions), extensions seulement, ou aucune mise à jour.

Filets de sécurité

• Si PHP s'arrête en pleine mise à jour, le plugin prend quand même la photo « après » et produit un brouillon qui reflète ce qui a vraiment été fait.
• Le cron de 2 h signale les entretiens interrompus et les entretiens lancés dont aucune photo n'est revenue. Un entretien interrompu se récupère depuis l'accueil.

Entretien manuel (WordPress ou WP-CLI)

Pour faire les mises à jour soi-même : Outils → Entretien PAR Design → Démarrer un entretien, faire les mises à jour, puis Terminer. Les deux boutons « Terminer » produisent un brouillon ; le libellé « et envoyer » est trompeur. Annuler abandonne sans rapport.

wp pardesign entretien start
wp plugin update --all
wp pardesign entretien finish [--draft]
wp pardesign entretien status
wp pardesign entretien cancel

Un entretien manuel ne met pas à jour la date du dernier entretien : il ne démarre pas le cycle et ne repousse pas l'échéance. Seul Lancer (ou le cron) le fait.

Le rapport

Dès que les deux photos sont reçues, le rapport apparaît en brouillon dans Courriels, onglet Entretiens. Il rassemble :

• Les changements : version de WordPress avant/après, extensions mises à jour, ajoutées ou retirées.
• Les améliorations recommandées : les sous-tâches ouvertes de l'entretien actif dans ClickUp.
• Le dernier scan d'audit du site et les failles connues corrigées.
• Le trafic GA4, si la propriété est liée au site.
• Les banques d'heures du client, s'il en a.

Le destinataire est lu dans ClickUp et enregistré avec le brouillon. Rien ne part chez le client et la tâche ClickUp reste ouverte.

Valider et envoyer

1. Ouvrir le brouillon dans la file d'attente. La bande du haut indique à qui l'entretien est assigné dans ClickUp (information interne, absente du courriel).
2. Vérifier le destinataire, le CC, l'objet et l'aperçu. Éditer le courriel permet de changer l'objet et le contenu.
3. Si une information a changé dans ClickUp, cliquer Actualiser depuis ClickUp. Pour plusieurs brouillons : les cocher, puis le même bouton dans la barre de sélection.
4. Cliquer Envoyer le rapport.

Destinataire, dans cet ordre

1. L'adresse saisie à côté du bouton d'envoi.
2. L'adresse enregistrée avec le brouillon.
3. Le « Contact client » dans ClickUp : champ courriel de l'entretien actif, sinon de la tâche « Plan d'entretien | site ».

Sans adresse, l'envoi est refusé. Le CC reprend les « Courriels en CC » du site, sans jamais le destinataire principal. Une copie cachée part à formulaire@pardesign.net et les réponses arrivent à comptabilite@pardesign.net. L'envoi passe par HubSpot quand il est configuré, sinon par SMTP avec le PDF joint.

Revoir un courriel envoyé Nouveau

La section Envoyés · 60 derniers jours liste tous les courriels envoyés depuis 60 jours, avec leur date d'envoi réelle. Un clic affiche le courriel tel que le client l'a reçu. Un courriel envoyé ne peut être ni modifié ni supprimé.

Fermeture de la tâche ClickUp

La tâche d'entretien se ferme au moment précis où l'envoi du rapport réussit, et à aucun autre moment.

Quelle tâche. L'entretien courant : parmi les sous-tâches de la tâche « Plan d'entretien | site » reliée au site dans l'application, celle qui est ouverte et dont l'échéance est la plus proche. Les autres tâches de la liste (Support, Banque d'heures, projets) ne sont jamais touchées. Pour un site pas encore migré, c'est la tâche ouverte la plus proche de sa liste.

Statut appliqué. Le premier statut de type « fermé » de la liste, sinon un statut « terminé » (par exemple « livré »). Si la tâche a une récurrence, ClickUp crée l'occurrence suivante, qui devient le nouvel entretien courant.

La fermeture se fait au mieux : si ClickUp la refuse, l'envoi au client reste valide et l'erreur n'apparaît que dans les journaux Vercel, qui ne gardent qu'une heure. Si une tâche ne s'est pas fermée, vérifier dans ClickUp qu'il y avait bien un entretien ouvert sous le bon plan.

Multisites Nouveau

Dans un réseau WordPress multisite, les extensions, les thèmes et le cœur sont partagés par tous les sites. Un seul entretien met donc tout le réseau à jour. Chaque site garde son propre plan ClickUp, son GA4 et son scan.

Mise en place (une fois)

Dans Sites → ⋯ → Éditer sur le sous-site, choisir le site principal dans Multisite avec. Le sous-site affiche ensuite « Avec [principal] » à la place du bouton Lancer.

À chaque entretien

1. Cliquer Lancer sur le site principal seulement. Le « dernier entretien » du sous-site avance en même temps.
2. Un seul brouillon arrive dans Courriels, avec l'objet « Rapport d'entretien — A et B ». Les mises à jour sont présentées une fois (« commun aux 2 sites »), puis chaque site a sa section : santé, trafic et améliorations.
3. Le destinataire est le contact du site principal ; les CC des deux sites sont réunis.
4. Envoyer le rapport ferme la tâche courante du plan ClickUp de chaque site, séparément. Si ClickUp échoue pour l'un, l'autre se ferme quand même.

Chaque sous-site doit avoir son propre plan ClickUp, nommé à son domaine, avec un entretien ouvert. Une copie du plan d'un autre site n'a pas d'entretien ouvert et rien ne s'y fermera.

Banques d'heures

Les banques ont leur page dans le menu du haut : Banques d'heures Nouveau. Elles y sont regroupées par client, avec leur état (OK, bientôt épuisée, épuisée), une recherche et des filtres.

Brouillons préparés par l'application

Une alerte n'est créée qu'une fois par niveau : la banque doit s'aggraver pour qu'un nouveau brouillon apparaisse.

Rapport à la demande Nouveau

• Générer un rapport sur la carte d'un client prépare un seul courriel pour toutes ses banques. Chaque banque y est présentée séparément, sans total cumulé : les banques sont indépendantes.
• Rapport sur une ligne prépare le courriel de cette banque seule.
• Pour une banque dans le négatif, ces boutons préparent le courriel de renouvellement plutôt que le suivi.

Les heures utilisées sont la somme des estimations des tâches livrées, à tous les niveaux sous la banque. Le destinataire est le « Contact client » du plan d'entretien de la même liste. Les brouillons sont dans Courriels, onglet Banques d'heures, et aucun envoi ne ferme de tâche ClickUp.

Configurer un site

Un site est prêt pour l'entretien automatique quand ces points sont en place.

• Plugin installé sur le site, avec l'URL du backend et la clé API (Sites → ⋯ → Révéler la clé).
• Plan d'entretien ClickUp dans la fiche du site : l'URL de la tâche « Plan d'entretien | site », par exemple https://app.clickup.com/t/18032185/868mh0fc3. Le champ ClickUp du plugin n'a plus d'effet.
• Dans ClickUp, sur le plan : « Contact client » et « Fréquence » remplis, un seul entretien ouvert en sous-tâche, avec échéance et personne assignée.
• Automatisation activée, avec la portée des mises à jour et le mode (push par défaut ; pull derrière Cloudflare ou un pare-feu).
• Multisite avec rempli si c'est un sous-site d'un réseau. Nouveau
• Premier entretien lancé à la main avec Lancer : sans lui, le site n'est jamais dû.

Les entretiens s'assignent en lot dans Planification → Plans d'entretiens → Assigner. Les choix peuvent être enregistrés avant d'être envoyés à ClickUp ; un badge « Non synchronisé » les signale jusqu'à l'envoi.

À ne pas faire

Ces gestes cassent le lien entre l'application et ClickUp : doublons, mauvaise tâche fermée ou cycle décalé.

Limites connues

Le calendrier de Planification lit maintenant l'espace Clients : les sites migrés y apparaissent de nouveau.